Sparkasse KölnBonn: digitaler Vorreiter im Bereich Vertragsmanagement

Sparkasse KölnBonn: digitaler Vorreiter im Bereich Vertragsmanagement
Kundenreferenzen Matrix42

Sparkasse KölnBonn: digitaler Vorreiter im Bereich Vertragsmanagement

21. Juli 2021, gepostet von

Die Sparkasse KölnBonn ist ein öffentlich-rechtliches Geldinstitut mit Sitz in Köln und Bonn und die zweitgrößte kommunale Sparkasse in Deutschland. Die Makro Factory unterstützt das Bankhaus seit vielen Jahren in puncto Digitalisierung und Prozessautomatisierung. Mit Umsetzung des Contract Managers, einer auf Matrix42 basierenden Vertragsmanagement-Lösung, und dessen stetiger Weiterentwicklung nimmt die Sparkasse KölnBonn in Bezug auf den digitalen Fortschritt im Bereich Vertragsmanagement eine klare Vorreiterrolle in der gesamten Sparkassenorganisation ein.

Rückblick

Seit Jahrzehnten verfolgt die Sparkassenorganisation das Ziel, enger zusammenzuwachsen. Bis Mitte der 1960er Jahre unterhielt jede Sparkasse noch ein eigenes Rechenzentrum. Durch den Zusammenschluss einzelner Institute zu sogenannten „Buchungsgemeinschaften“ entstanden mit der Zeit immer größere IT-Einheiten. Im Jahr 2008 wuchsen schließlich auch die letzten verbliebenen Ursprungsunternehmen zur heutigen Finanz Informatik GmbH & Co. KG, dem bundesweit tätigen gemeinsamen IT-Dienstleister der Sparkassen-Finanzgruppe zusammen. Trotzdem sind bei den verschiedenen Sparkassen noch immer zahlreiche individuelle Anwendungen und Programme im Einsatz.

Der Wunsch nach einem digitalen Vertragsmanagement-Tool keimte bei der Sparkasse KölnBonn bereits im Jahr 2008 auf. Bis dato wurden Verträge externer Dienstleister mithilfe von Exceltabellen sortiert und verwaltet. Die zukünftige Lösung sollte die fachlichen Anforderungen erfüllen, ins Budget passen, für die Nutzer/innen leicht zu bedienen sowie für die Verantwortlichen einfach zu administrieren bzw. zu konfigurieren sein.

Lösung

Der Contract Manager wurde 2008 auf Basis der Workspace Management-Lösung des Herstellers Update4u umgesetzt, der kurz darauf mit der Matrix42 AG fusionierte, und ist bis heute bei der Sparkasse KölnBonn im Einsatz. Die Lösung erfüllte bereits damals nicht nur die oben genannten Anforderungskriterien in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit, Einfachheit in der Konfiguration & Administration und die Einhaltung des vorgegebenen Kostenrahmens, sondern bot im Vergleich zu anderen Produkten einen entscheidenden Vorteil: die Möglichkeit, die Anwendung über das Intranet im Browser zu öffnen. Was heute für viele Programme eine Selbstverständlichkeit ist, war vor 13 Jahren noch eine Seltenheit.

Der Contract Manager wurde auf (damals noch von der prosystemsIT, heute Finanz Informatik GmbH & Co. KG) für die Sparkasse KölnBonn betriebene Server aufgesetzt. Nahezu jede/r Mitarbeiter/in kann das Tool über einen Link aufrufen und den Berechtigungsrollen entsprechend nutzen. Die Umsetzung als Webanwendung erleichtert zudem die Zusammenarbeit und Absprachen mit Externen, wie beispielsweise die Betreuung durch die Makro Factory:

In der Theorie kann die Sparkasse viele Anpassungen selbst durchführen, ohne dass externe Entwickler/innen oder Consultants benötigt werden. In der Praxis fehlt jedoch an einigen Stellen leider das fachliche Know-how. In diesem Fall greifen wir auf die Betreuung durch die Makro Factory zurück.

Heinrich Berger, Fachverantwortlicher Vertragsmanagement bei der Sparkasse KölnBonn


Stefan Spelter, Director Professional Services & Consulting bei der Makro Factory, betreut die Sparkasse KölnBonn seit vielen Jahren und begrüßt die kurzen Wege zum Kunden:

Bei Fragen oder Problemen kann ein/e Mitarbeiter/in der Makro Factory – DSGVO-konform abgesichert – direkt aus dem Büro heraus auf die Anwendung der Sparkasse zugreifen und zielführend unterstützen. Wir als Dienstleister sind dadurch in der Lage, dem Kunden innerhalb kürzester Zeit unsere Hilfe anzubieten, wenn er sie benötigt.


Kundennutzen

Mithilfe des Contract Managers ist die Sparkasse KölnBonn heute in der Lage, alle Verträge mit externen Dienstleistern als Einheit zu verwalten. Dadurch ist es für die Sparkasse deutlich einfacher, den Gesamtüberblick über die abgeschlossenen Verträge sowie dazugehörige Fristen zu behalten. Durch die Verknüpfung von Verträgen, Anwendungen, zuständigen Fachabteilungen und deren Mitarbeiter/innen versendet der Contract Manager beispielsweise automatisiert eine Erinnerung, wenn ein befristeter Vertrag abläuft oder gekündigt werden kann.

Um das Berechtigungsmanagment zu vereinfachen, wurde der Contract Manager im Jahr 2018 um MakroAccess, einem Add-on der Makro Factory für Matrix42 erweitert. Durch diese Ergänzung können zum einen weitere vertragliche Details festgehalten und Vertragshistorien erstellt werden, zum anderen bietet das Tool die Möglichkeit auf einen Blick einzusehen, wer welche Zugriffsrechte besitzt und für wie lange. Da die Berechtigungen im Rahmen von zyklisch wiederkehrenden internen Rezertifizierungen regelmäßig überprüft und neu bewertet werden müssen, wirkt sich diese Erweiterung in vielerlei Hinsicht positiv aus:

  • Das Berechtigungsmanagement der Sparkasse KölnBonn kann sich alle vergebenen Rechte jederzeit ohne großen Aufwand in einer Übersicht darstellen lassen und valide Aussagen dazu machen.
  • Durch die Reduzierung von unnötig vergebenen Berechtigungen verbessert sich die Datenqualität.
  • Das Risiko von Datenmissbrauch durch Zugriffe von Unbefugten wird gesenkt.

Prozessautomatisierung im Contract Manager

Für viele Aufgaben des Tagesgeschäfts, wie beispielsweise zur Erstellung eines Girokontos, gibt es bereits einheitliche Prozessmodelle für die gesamte Sparkassenorganisation. Institute, die auf die Abläufe dieser PPS-Prozesse (ProzessPlus für Sparkassen) umschwenken, profitieren von der zentralen Wartung der Banksoftware. Würde beispielsweise die Volljährigkeit in Deutschland von 18 auf 17 Jahre abgesenkt, könnte diese Anpassung durch eine einzige Änderung in der Sparkassensoftware OSP (One System Plus) für alle an das System angeschlossenen Institute umgesetzt werden. 

Eine ähnliche Vorgehensweise möchte die Sparkasse KölnBonn nun auch für ihr Vertragsmanagement entwickeln. Die Schwierigkeit dabei liegt jedoch in der Komplexität des gesamten Themenbereichs, da sich die Arbeitsabläufe je nach Vertragsart voneinander unterscheiden und es aktuell keinen allgemeingültigen Weg gibt. Das im Matrix42 Workspace Management integrierte Workflow Studio ist ein erster Schritt in die gewünschte Richtung. Denn auch Teile des Vertragsmanagements, wie z. B. eine regelmäßige Überprüfung, ob die Vertragspartner ausreichende technisch-organisatorische Maßnahmen gemäß der DSGVO vorhalten, wiederholen sich stets und lassen sich im digitalen Prozess automatisieren.

Warum Makro Factory

Die langjährige Zusammenarbeit mit der Makro Factory beschreibt Heinrich Berger, Fachverantwortlicher Vertragsmanagement bei der Sparkasse KölnBonn, mit folgenden Worten:

Die Sparkasse KölnBonn hat das große Glück seit über 13 Jahren dieselbe fachliche Beratung an ihrer Seite zu haben, was in dieser Branche nicht die Norm ist. Der Name des Software-Herstellers hat sich mittlerweile geändert, unsere Kommunikationspartner sind jedoch immer gleich geblieben – das hilft uns sehr.