Intelligentes IT-Kostencontrolling zur Planungsoptimierung bei den Stadtwerken Menden

Intelligentes IT-Kostencontrolling zur Planungsoptimierung bei den Stadtwerken Menden
DeltaMaster Kundenreferenzen

Intelligentes IT-Kostencontrolling zur Planungsoptimierung bei den Stadtwerken Menden

10. Januar 2022, gepostet von

Das Kostencontrolling stellt für viele IT-Abteilungen von je her eine große Herausforderung dar. Einerseits sollen die prognostizierten Planwerte die tatsächlichen Kosten (IST-Werte) nicht immens übersteigen, da sonst unnötig Budget vorgehalten wird. Andererseits müssen bei einer negativen Planungsabweichung finanzielle Mittel nachgesteuert werden. Die Stadtwerke Menden haben in Zusammenarbeit mit der Makro Factory daher einen intelligenten Controllingprozess entwickelt, der die IT-Kostenplanung in Zukunft erheblich erleichtert.

Unterschiedliche Quellen erschweren ganzheitlichen Blick auf die IT-Kosten

Die Stadtwerke Menden standen vor der Herausforderung, dass die IT betreffende Ausgaben in unterschiedlichen Quellsystemen (z. B. Excel, SAP sowie Matrix42) dokumentiert wurden. Eine vollständige Übersicht aller Kosten war dementsprechend nur bedingt möglich. Für die Dokumentation des IST-Zustands mussten die verteilt liegenden Informationen in einem ersten Schritt manuell zusammengeführt werden. Dieser Vorgang wurde jedoch zusätzlich durch unterschiedliche Datenformate und Formatierungen erschwert. Beispielsweise waren im SAP-Export die Spalten zu Bestellnummer, Bestelldatum etc. in einer Zeichenkette zusammengefasst und mussten für die Weiterverarbeitung in Spalten aufgeteilt werden.

Während sich IST-Daten direkt aus den Quellsystemen auslesen lassen, ist die Eingabe von Planwerten – beispielsweise über das ERP-System – generell nicht möglich. Für einen vollständigen Plan-IST-Abgleich wurden bei den Stadtwerken Menden in der Vergangenheit daher alle gesammelten Daten in einem finalen manuellen Schritt zu einer eigens für die Planung angelegten Excel-Datei zusammengeführt. Dieser händische Prozess war nicht nur sehr zeitraubend, sondern auch fehleranfällig in Bezug auf die Datenlage (veraltete Daten), da die Exporte nicht zeitgleich angestoßen werden konnten.

Automatisierung soll das Kostencontrolling beschleunigen

Die Stadtwerke Menden äußerten dementsprechend den Wunsch, den Konsolidierungsprozess zu automatisieren, sodass in Zukunft tagesaktuelle Plan-IST-Vergleiche durchgeführt werden können. Darüber hinaus sollte eine Lösung gefunden werden, bei der sowohl die Darstellung der aktuellen Abweichungen als auch die Planungseingabe über eine einzige Software abgewickelt werden kann, um die Usability beim IT-Kostencontrolling zu verbessern. 

Stadtwerke Menden setzen auf Robotic Process Automation und DeltaMaster

In der ersten Projektphase wurde der Schwerpunkt auf die Prozessautomatisierung in der Datengewinnung und -verarbeitung sowie die Verbesserung der Darstellung der gewonnenen Informationen zu Analysezwecken gelegt.

Der ehemals zeitaufwändige, manuelle Datenexport erfolgt nun selbsttätig durch einen von den Stadtwerken Menden entwickelten Roboter. Dieser liest täglich die für das Kostencontrolling grundlegenden Daten aus allen benötigten Quellen aus, und speichert sie als Excel-Dateien ab. Darüber hinaus übernimmt die RPA-Software (Robotic Process Automation) erste Datenverarbeitungsprozesse, indem die Daten nach Vorgaben der Stadtwerke Menden verfeinert und zusammengefasste Zeichenketten schematisch getrennt werden. Die Funktion der automatisierten Identifizierung von Datentypen ist zudem ein großer Vorteil für die Weiterverarbeitung, da beispielsweise Datumswerte direkt im richtigen Format übertragen werden können.

Die Quelldaten werden daraufhin mittels PowerShell in eine SQL Server Datenbank geladen und miteinander verknüpft. Um die spätere Auswertbarkeit zu verbessern, werden sie dabei in ein Snowflake-Schema transformiert. Mit DeltaMaster ETL wird aus den nun sauber strukturierten Daten ein SQL Server Analysis Services Cube erstellt.

Intelligenter IT-Kostencontrolling-Prozess bei den Stadtwerken Menden

Der Cube wird im DeltaMaster als Quelle für die Berichte eingelesen. Das Dashboard lässt in Form von farblich markierten Kacheln auf einen Blick erkennen, ob die aktuellen IST-Kosten über dem Planwert liegen oder darunter. Um einen tieferen Einblick auf die Daten zu erhalten, wurde ein weiterer Bericht erstellt, der für jedes Sachkonto die IST-Werte den Planwerten gegenüberstellt und das Delta zwischen beiden anzeigt. In diesem Report können Benutzer über diverse Dimensionen zusätzliche Informationen abfragen und sogar eine Liste aller einzelnen Buchungen erhalten.

Weniger Zeitaufwand, mehr Kostenkontrolle

Nach erfolgreicher Projektdurchführung werden alle Daten aus den unterschiedlichen Quellsystemen täglich in das Data Warehouse eingelesen und über die Oberfläche des DeltaMaster in individuellen Berichten bereitgestellt. Der hohe zeitliche Aufwand für das Zusammenführen der Daten durch eine:n Mitarbeiter:in konnte dadurch auf null gesetzt werden, sodass mehr Zeit für die Analyse der Daten besteht. Tagesaktuelle Auswertungen ermöglichen zudem, dass ungeplant hohe Abweichungen direkt erkannt werden und die zuständige Person über eine Alert-Funktion per E-Mail informiert werden kann.

In den Berichten sind automatisch alle IST-Kosten zu den Planwerten in Relation gesetzt. Bei Bedarf lassen sich Abweichungen über verknüpfte Detailberichte näher untersuchen – die Erkenntnisse aus dieser Ursachenforschung führen zu einer genaueren Planung der Folgeperiode.

Wir werden von der Makro Factory erfolgreich beim Wandel zur Digitalisierung und Automatisierung begleitet. Unser Motto „EPOS – effiziente Prozesse, optimaler Service“, erreicht durch das intelligente Kostencontrolling die nächste Ebene. Die Erkenntnisse aus den strukturierten Daten und den aussagekräftigen Reports aus dem DeltaMaster sind unbezahlbar.

Gunnar Ziemek, IT-Koordinator bei der Stadtwerke Menden GmbH


DeltaMaster soll zukünftig weiter ausgebaut werden

Nach Abschluss der ersten Projektphase, mit der Bereitstellung aller relevanten Berichte im DeltaMaster, soll die Lösung in Zukunft sukzessive erweitert werden. Dabei steht insbesondere die Eingabe der Planzahlen sowie die Stammdatenpflege über den DeltaMaster im Fokus. Dadurch soll nicht nur die Anzahl der Quelldateien reduziert werden – derzeit wird die Planung in einer eigenen Excel-Datei vorgehalten – sondern ermöglicht dem IT-Controller alle notwendigen Arbeitsschritte von der Analyse bis zur Planung in nur einer Softwareoberfläche durchzuführen.

Über die Etablierung einer Stammdatenpflege soll außerdem die Möglichkeit geboten werden, dass beispielsweise Assets aus Matrix42 übergeordneten Produktgruppen zugewiesen werden. Dadurch lässt sich der Wertebereich einzelner Auswertungen reduzieren, und diese aggregierten Gruppen ermöglichen eine fokussierte sowie übersichtlichere Auswertung der einzelnen Kostenstellen.

Über die Makro Factory

Die Makro Factory ist eines der führenden IT-Beratungsunternehmen in Deutschland, mit einem umfangreichen Know-how in der Umsetzung von flexiblen Services und intelligenten Prozessen. Durch unsere Partnerschaften zu Bissantz und Matrix42 können wir Ihnen eine ganzheitliche und besonders umfangreiche Workspace Management-Lösung bieten, die alle Anforderungen Ihrer physischen, virtuellen, mobilen und cloud-basierten Arbeitsplätze erfüllt. Wir integrieren standardisierte, aber auch auf Ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten Lösungen, die Ihre täglichen Arbeitsprozesse effizienter machen. Matrix42 arbeitet mit einer ausgewählten Gruppe von Partnern zusammen und setzt auf Qualität statt Quantität. Von uns wird ein hoher Anspruch an die eigenen Leistungen, sowie die Erfüllung der speziellen Wünsche unserer Kunden erwartet. Diese Aufgabe erfüllen wir gerne.

Über die Stadtwerke Menden

Die Stadtwerke Menden GmbH ist eine klassische Versorgungsgesellschaft mit derzeit 150 Mitarbeiter:innen. Zum Leistungsspektrum gehören neben der Strom-, Gas-, Wärme- und Wasserversorgung neuerdings immer mehr energienahe Dienstleistungen.

Der Servicegedanke spielt eine wichtige Rolle im Leitbild des Unternehmens, das mit modernen Angeboten und Services seinen Platz in der bundesweiten Versorgerlandschaft erfolgreich behauptet. Weitere Informationen unter www.stadtwerke-menden.de