K-Mail Order führt Identity Management Software ein und digitalisiert HR-Prozesse

K-Mail Order führt Identity Management Software ein und digitalisiert HR-Prozesse
Kundenreferenzen Matrix42

K-Mail Order führt Identity Management Software ein und digitalisiert HR-Prozesse

25. Mai 2021, gepostet von

Die K-Mail Order GmbH & Co. KG (auch bekannt unter dem Namen Klingel bzw. Klingel Gruppe) ist ein mittelständisches Familienunternehmen mit Hauptsitz in Pforzheim und seit vielen Jahren im Versandhandel tätig. Die Klingel Gruppe beschäftigt knapp 3.000 Mitarbeiter. Gemeinsam mit der Makro Factory wurden bislang manuell durchgeführte Arbeitsprozesse in den Fachbereichen Human Ressources (HR) und IT digitalisiert, in Teilen automatisiert, sowie eine Identity Management Software eingerichtet.

Die HR- und IT-Mitarbeiter von K-Mail Order profitieren von der Digitalisierung und Automatisierung der Workflows in vielerlei Hinsicht:

  1. Manuelle Arbeitsaufwände bei der Einrichtung, Verwaltung und Löschung von Mitarbeiterkonten wurden verringert.
  2. Zeitliche Aufwände für die Prüfung von Daten und Berechtigungen wurden auf ein Minimum reduziert.

Anforderung

Aufgrund der hohen Arbeitsbelastung liegt die Fluktuationsrate in Call Centern deutlich über dem Durchschnitt anderer Branchen. Personalwechsel in diesem Bereich sind auch bei K-Mail Order mit immer wiederkehrenden Aufgaben für die HR- und IT-Abteilung verbunden. Für jeden Neuzugang wird ein Mitarbeiterkonto angelegt, sowie der Rolle entsprechende Zugriffsrechte vergeben. Mit jedem Abgang muss das dazugehörige Benutzerkonto gelöscht und die zugeteilten Berechtigungen wieder entzogen werden.

Neben der Vielzahl an Wechseln in den Call Centern erforderte der On- und Offboarding Prozess der weiteren Belegschaften bei K-Mail Order bisher einen hohen Einsatz von zeitlichen Ressourcen der am Prozess beteiligten IT-Mitarbeiter. Um die Abwicklung sich stets wiederholender Prozessschritte deutlich zu beschleunigen und manuelle Aufwände für die Mitarbeiter zu reduzieren, wurde eine digitalisierte, weitestgehend automatisierte Lösung angestrebt.

Herausforderung

Die Modernisierung des IT-Bereichs von K-Mail Order war Auslöser für dieses IT-Service-Management Projekt. Gewünscht wurde eine zentrale Lösung, über die die Berechtigungen aller Applikationen der unterschiedlichen Unternehmensbereiche konfiguriert werden können. Zudem sollte das Risiko, den Überblick über bestehende und auslaufenden Mitarbeiterkonten sowie bereits vergebene Berechtigungen zu verlieren, auf ein Minimum reduziert werden.

Lösung

Um allen Anforderungen gerecht zu werden, wurde als übergeordnete Plattform die von Matrix42 angebotene Workspace Management-Lösung um ein Identity Management Modul erweitert. Dieses Modul wurde in das Self Service Portal von Matrix42 integriert und funktioniert wie ein Online-Shop für Systemrechte und weitere IT-Services. Für jede Applikation des Unternehmens ist ein entsprechender Pool an Berechtigungsrollen im System hinterlegt und zur Bestellung durch die Mitarbeiter freigegeben.

Die HR-Abteilung legt für jeden neuen Mitarbeiter nur noch den Stammdatensatz im HR-System an. Dieser wird anschließend automatisiert an das Matrix42 Workplace Management System übertragen und ein persönliches Benutzerkonto angelegt. Danach können alle notwendigen Berechtigungen entweder automatisch aufgrund von Regelwerken bereitgestellt oder über das Matrix42 Self Service Portal durch den Fachbereich eingerichtet werden. Benötigt der Mitarbeiter für seine Arbeit zusätzliche Berechtigungen, kann er diese, sofern er bestellberechtig ist, über den Shop beantragen und die Genehmigung dafür erfragen.

Durch einen Algorithmus werden die Mitarbeiterkonten zusätzlich in regelmäßigen Abständen überprüft. Verlassen Mitarbeiter die Firma, löscht das Tool automatisch deren Konten und die damit verbunden Daten und Rechte nach den gesetzmäßigen Vorgaben der DSGVO.

Kundennutzen

Durch die Einführung der Identity Management Software wurden große Teile des Berechtigungsmanagements aus der Verantwortlichkeit der IT-Abteilung weg, hin zu den Nutzern selbst verlagert. Die damit verbundenen automatisierten Prozesse entlasten die Mitarbeiter der IT-Abteilung und schaffen mehr Freiräume für face-to-face Arbeiten. Das zentrale Portal sorgt für einen besseren Überblick über die gesamte Belegschaft und alle vergebenen Zugriffsrechte, was die Nachverfolgung und Zuordnung der Rechtevergabe sowie Aussagen über die Gültigkeitsdauer von Berechtigungen deutlich erleichtert.

Die Veränderungen sind im Alltag spürbar: der Onboarding Prozess läuft schneller und stabiler, Berechtigungen sind nach kurzer Zeit da – das erleichtert die Arbeit natürlich. Auch neue Systeme können schneller angebunden werden, so Ewgenia Schelenz, IT-Controlling und Koordination bei K-Mail Order.

Die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen ist, wie in diesem Fall, vor allem bei stetig steigenden Aufwänden sinnvoll. Bei der Findung einer passenden Lösung spielen Kriterien wie z. B. die Häufigkeit der Personalwechsel, die Komplexität der Arbeitsplätze sowie die im Unternehmen vorhandene interne IT eine wichtige Rolle.

Warum Makro Factory

Wir arbeiten bereits seit vielen Jahren mit der Makro Factory zusammen und bekommen stets eine hervorragende technische und organisatorische Unterstützung in unseren Projekten. Durch das breite Produktportfolio der Makro Factory sind wir sicher, dass wir immer eine auf unsere Bedürfnisse zugeschnittene und Hersteller-unabhängige Lösung bekommen. Auch menschlich passt es sehr gut. Mit den Consultants, die uns seit Langem begleiten sind wir rundum zufrieden. Daher empfehle ich die Firma Makro Factory sehr gerne weiter.

Ewgenia Schelenz, IT-Controlling und Koordination bei K-Mail Order